1. Wie is verantwoordelijk?
FullStack Studio is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via deze website, het contactformulier, het klantenportaal, de apps en de administratieve systemen die wij voor onze dienstverlening gebruiken.
Gegevens die wij in opdracht van klanten verwerken, zoals de inhoud van mailboxen, websites, telefooncentrales, sms-lijsten en het Content-platform, vallen onder de verantwoordelijkheid van die klant. Wij zijn daarvoor verwerker; zie artikel 15 van onze algemene voorwaarden.
Voor vragen over privacy of het uitoefenen van je rechten kun je contact opnemen via [email protected].
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Wij verwerken alleen gegevens die nodig zijn voor contact, dienstverlening, beveiliging en wettelijke administratie. Dat kan gaan om naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer, adres, berichtinhoud, projectgegevens, factuur- en betaalgegevens, tegoed en afschrijvingen, accountgegevens, IP-adres, technische loggegevens en cookievoorkeuren.
Wanneer je het klantenportaal of de apps gebruikt, verwerken wij daarnaast gegevens die nodig zijn voor inloggen, sessies, beveiligingsinstellingen, support en de diensten die je afneemt, zoals mailboxen, domeinnamen, telefonie (gespreksgegevens, voicemail en, als je die aanzet, opnames) en sms (nummers, berichten en afleverstatus).
3. Waarom verwerken wij gegevens?
Wij gebruiken persoonsgegevens om contactverzoeken te beantwoorden, offertes en overeenkomsten uit te voeren, projecten te beheren, accounts te beveiligen, facturen te maken, support te leveren, misbruik te voorkomen en onze website technisch goed te laten werken.
Voor analytische cookies gebruiken wij gegevens alleen nadat je toestemming hebt gegeven via de cookiebanner. Je keuze wordt lokaal in je browser opgeslagen.
4. Grondslagen
Afhankelijk van de situatie verwerken wij gegevens op basis van uitvoering van een overeenkomst, voorbereiding op een overeenkomst, wettelijke verplichting, gerechtvaardigd belang of toestemming.
Toestemming kun je altijd intrekken. Dat heeft geen invloed op verwerkingen die al rechtmatig hebben plaatsgevonden voordat je de toestemming introk.
5. Delen met derden
Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor onze dienstverlening, technische hosting, e-mailverwerking, beveiliging, administratie of wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.
Wanneer externe partijen persoonsgegevens namens ons verwerken, maken wij afspraken over beveiliging, vertrouwelijkheid en het doel van de verwerking.
6. Leveranciers die gegevens voor ons verwerken
Onze websites, mailboxen, telefooncentrales en het klantenportaal draaien op eigen systemen op servers in datacenters in Europa. Voor een aantal onderdelen gebruiken wij leveranciers. Zij krijgen alleen de gegevens die voor hun taak nodig zijn:
a. Moneybird: boekhouding en facturen;
b. Mollie: betalingen, automatische incasso en het opwaarderen van tegoed;
c. Cloudflare: beveiliging, DNS en doorgifte van websiteverkeer;
d. Hetzner: opslag van versleutelde back-ups in Duitsland;
e. Maxitel, EK Media en Twilio: telefoonnummers en telefoonverbindingen, en bij Twilio de controle van nummers waarmee wordt uitgebeld;
f. BulkGate: het versturen van sms-berichten;
g. Openprovider: registratie en beheer van domeinnamen;
h. Anthropic: de AI-chat op deze website en AI-functies in het Content-platform;
i. Mistral of OpenAI: spraakherkenning, alleen als voicemail omzetten naar tekst aanstaat;
j. ElevenLabs: het inspreken van geluiden met een computerstem, alleen als je die functie gebruikt;
k. Google: Analytics (met toestemming), reCAPTCHA tegen spam op het contactformulier en snelheidsmetingen van websites;
l. Apple: pushmeldingen voor onze apps;
m. Slack: interne meldingen aan ons team over bijvoorbeeld nieuwe aanvragen en supportvragen.
Een deel van deze leveranciers is gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte, vooral in de Verenigde Staten. Wij gebruiken die alleen met passende waarborgen, zoals het EU-VS-gegevensprivacykader of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Een klant die een verwerkersovereenkomst met ons sluit, krijgt deze lijst als lijst van subverwerkers.
7. Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Administratieve gegevens, zoals facturen, opwaarderingen en afschrijvingen, bewaren wij 7 jaar, omdat de wet dat verplicht. Elektronisch ondertekende documenten en de bijbehorende gegevens bewaren wij ook 7 jaar.
Gespreksopnames worden 90 dagen bewaard en voicemailberichten 30 dagen; de tekst van een voicemail wordt samen met het bericht verwijderd. Back-ups bewaren wij een beperkte tijd, ongeveer twee weken.
Contactverzoeken, supportgegevens en technische logs bewaren wij zolang dat redelijk nodig is voor opvolging, beveiliging, foutanalyse en bewijsvoering.
8. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en ongewenste openbaarmaking.
Voor accounts gebruiken wij onder andere sessiebeveiliging, wachtwoordbeveiliging en waar beschikbaar aanvullende beveiligingsopties zoals twee-factor-authenticatie en passkeys.
9. Cookies en analytics
De website gebruikt functionele opslag om je cookievoorkeur te onthouden. Op publieke websitepagina's gebruiken wij Google Analytics met Google Consent Mode: zolang je geen toestemming hebt gegeven worden er geen analytische cookies geplaatst en meet Google alleen anoniem, zonder je te herkennen of te volgen. Pas nadat je toestemming hebt gegeven worden er analytische cookies geplaatst.
Daarnaast meten wij bezoekersaantallen met Ahrefs Web Analytics. Dat werkt zonder cookies en zonder je te herkennen of te volgen.
Daarnaast gebruiken wij Umami, een zelf gehoste statistiekdienst. Umami plaatst geen cookies, vraagt geen toestemming en verwerkt geen persoonsgegevens: het meet alleen anoniem welke pagina's worden bekeken en via welke campagne bezoekers binnenkomen.
Pas nadat je cookies accepteert, gebruiken wij Umami ook om anoniem te zien waar bezoekers klikken en hoe zij door de site navigeren; invoer in formuliervelden wordt daarbij afgeschermd.
Admin, portal en webmail tonen geen cookiebanner en zijn bedoeld als functionele applicatieomgevingen voor beheer, klanttoegang en mailboxgebruik.
10. Jouw rechten
Je hebt het recht om informatie te ontvangen over de verwerking van je persoonsgegevens. Daarnaast kun je vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar tegen bepaalde verwerkingen.
Wanneer je een verzoek doet, kunnen wij om aanvullende informatie vragen om je identiteit te controleren. We reageren zo snel mogelijk en in ieder geval binnen de wettelijke termijn.
11. Klacht indienen
Als je vindt dat wij niet zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens, neem dan eerst contact met ons op. Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
12. De FSVoip-app
Met de app FSVoip bel je via een telefooncentrale van FullStack Studio. Voor de gegevens van de centrale (gesprekken, voicemail, opnames en het zakelijke adresboek) is de organisatie die de centrale afneemt verwerkingsverantwoordelijke; FullStack Studio verwerkt die gegevens in haar opdracht.
Bij het koppelen slaan wij een apparaatsleutel, een installatienummer, het toestel waaraan de app gekoppeld is, de versie van de app en een naam voor het apparaat op. Voor inkomende gesprekken gebruiken wij een pushtoken van Apple (PushKit/APNs), zodat de app ook gesloten gebeld kan worden; een pushmelding bevat alleen het nummer en de naam van de beller, nooit een wachtwoord. Een overzicht van verstuurde pushmeldingen bewaren wij 30 dagen.
De app toont gesprekken, voicemail, opnames en contacten van je centrale volgens de rechten die je beheerder heeft ingesteld. Gesprekken lopen versleuteld (TLS en SRTP) via de centrale.
De app vraagt alleen toestemming wanneer een functie dat nodig heeft: de microfoon voor gesprekken en het opnemen van geluiden voor je centrale, de camera alleen om de QR-code te scannen (er worden geen foto's bewaard), en de contacten op je telefoon om namen te tonen; die contacten blijven op je telefoon en worden niet naar ons verstuurd. Face ID of je toegangscode wordt door iOS afgehandeld; wij ontvangen geen biometrische gegevens.
Meldingen van inkomende gesprekken lopen via de pushdiensten van de besturingssystemen: Apple Push Notification service (iPhone) en Firebase Cloud Messaging van Google (Android). Daarheen gaan alleen een technisch pushtoken en de gespreksgegevens die nodig zijn om de app te wekken (nummer en naam van de beller, toestelnummer), nooit de inhoud van een gesprek. Bij het ontkoppelen van de app wordt het pushtoken verwijderd. Wil je dat gegevens van de app worden verwijderd? Ontkoppel de app in het portaal of mail naar [email protected].
De app bevat geen advertenties, geen trackers en geen analysesoftware van derden. Ontkoppel je de app of verwijdert je beheerder de koppeling, dan worden de apparaatsleutel en het pushtoken ongeldig gemaakt.
13. De FullStack Studio-app
Met de FullStack Studio-app open je je klantenportaal op je iPhone en ontvang je meldingen over facturen en supportvragen. Voor de gegevens in je klantenportaal blijft FullStack Studio verwerkingsverantwoordelijke; de app is een extra manier om erbij te komen.
Wanneer je inlogt en meldingen aanzet, slaan wij je e-mailadres en naam (uit je portaalaccount), een apparaat-id, het model en de iOS- en appversie, het pushtoken van Apple (APNs), je meldingsvoorkeuren en het IP-adres waarmee het apparaat zich heeft aangemeld op. Een pushmelding bevat alleen een titel, een korte tekst en een verwijzing naar de juiste pagina in het portaal, nooit een wachtwoord of toegangstoken. Bedragen staan alleen in een melding als je dat zelf aanzet.
Meldingen die wij je sturen bewaren wij 180 dagen in de inbox van de app; daarna worden ze verwijderd. De app bevat geen advertenties, geen trackers en geen analyse van derden. Je inloggegevens bewaart de app in de beveiligde opslag (Keychain) van je telefoon. De app vraagt alleen toestemming voor het tonen van meldingen.
Uitloggen in de app trekt de toegang van dat apparaat in en verwijdert het pushtoken. Je kunt in de app ook je account verwijderen: je inlogaccount wordt dan direct verwijderd en wij ontvangen een verzoek om de overige gegevens af te handelen. Gegevens die wij moeten bewaren, zoals facturen en het klantdossier, blijven staan.
14. Wijzigingen
Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer onze dienstverlening, systemen of wettelijke verplichtingen veranderen. De meest recente versie staat altijd op deze pagina.
