Automatisering voor het mkb: begin bij het werk dat je elke week opnieuw doet
Automatisering voor het mkb zonder gedoe: welk werk je als eerste uit handen geeft, wat je beter zelf houdt en hoe wij het bij ons eigen bedrijf deden.
Het meeste werk in een klein bedrijf is niet moeilijk. Een offerte natellen, een klant herinneren aan een factuur, cijfers bij elkaar zoeken voor een overzicht. Het probleem is dat het elke week terugkomt, en dat het altijd net tussen het echte werk door moet.
Automatisering voor het mkb gaat niet over robots of dure systemen. Het gaat over dat terugkerende werk: wat je steeds op dezelfde manier doet, kan vaak vanzelf gebeuren. In dit artikel lees je waar je begint, wat je beter zelf houdt en hoe wij het bij ons eigen bedrijf hebben aangepakt.
Wat is automatisering voor het mkb?
Automatisering betekent dat werk dat steeds op dezelfde manier gaat, vanzelf gebeurt op het juiste moment, zonder dat iemand eraan hoeft te denken. Voor een mkb-bedrijf gaat het meestal om kleine, terugkerende taken rond klanten, facturen en administratie, niet om het vervangen van mensen.
De vuistregel: doe je iets vaker dan een paar keer per week, steeds op dezelfde manier, dan is het een kandidaat.
Waar het handwerk in een klein bedrijf meestal zit
Het zijn zelden de grote projecten die tijd kosten. Het zijn de kleine herhalingen eromheen.
- Opvolging. Offertes en aanvragen die je handmatig nabelt of namailt, vaak net te laat.
- Facturen. Terugkerende facturen opstellen, versturen en herinneren als er niet betaald wordt.
- Overtypen. Gegevens van een klant die in je mail staan, dan in je agenda, dan in je boekhouding.
- Overzichten. Cijfers die elke maand uit drie plekken bij elkaar moeten worden gezocht.
- Meldingen. Een collega of klant laten weten dat er iets binnen is, klaar is of verzet wordt.
Herken je er twee of meer, dan zit er tijd voor het oprapen.
Hoe wij het bij onszelf deden
FullStack Studio bestaat uit twee mensen. Toch gaat bijna al onze tijd naar bouwen, en niet naar administratie. Dat komt doordat we het werk dat elke week terugkomt eerst bij onszelf hebben geautomatiseerd.
- Boekhouding. Bonnen, facturen en bankafschriften worden grotendeels automatisch verwerkt en aan elkaar gekoppeld. Wij kijken alleen nog naar wat afwijkt.
- Klantcontact niet. Dat doen we bewust zelf, want dat vinden we te belangrijk. Voor klanten die dat wel willen, hebben we een automatische eerste opvolging gebouwd. Bij ons blijft het mensenwerk.
- Analyses. Hoe onze website het doet in Google, hoeveel bezoekers er komen en waar ze afhaken, zoeken we niet meer met de hand bij elkaar. Dat staat klaar als we het nodig hebben.
We doen dat niet omdat het leuk is, maar omdat het een eerlijke toets is. Wie jouw werk wil vereenvoudigen maar zelf nog facturen overtypt, verkoopt iets wat hij zelf niet gebruikt. Alles wat we een klant aanraden, draait eerst bij ons.
Vijf stappen om te beginnen
1. Schrijf een week lang op wat je herhaalt
Geen analyse, gewoon een lijstje. Elke keer dat je iets doet wat je vorige week ook deed, schrijf je het op, met een schatting van de tijd.
2. Kies de taak die het vaakst terugkomt en het meest ergert
Niet de grootste taak, maar de irritantste. Daar merk je het verschil het eerst, en daar is de motivatie het grootst.
3. Kijk wat je al hebt
Veel pakketten die je al gebruikt, kunnen meer dan je denkt: automatische herinneringen, koppelingen met je boekhouding, standaardmails. Soms hoeft er niets nieuws te komen, alleen iets aan te staan.
4. Verbind wat los van elkaar staat
De meeste tijd gaat verloren tussen systemen: je website weet niet wat je boekhouding weet, en je agenda weet niet wat in je mail staat. Een koppeling zorgt dat je iets één keer invoert en dat het daarna overal klopt.
5. Laat eerst één ding goed werken
Automatiseer niet alles tegelijk. Eén stuk dat betrouwbaar werkt, geeft rust en vertrouwen. Daarna sluit je stap voor stap de rest aan.
Wat je beter niet automatiseert
Niet alles wat kan, moet. Bij een cateringbedrijf lieten we de facturen automatisch opstellen, maar het versturen bewust met de hand. Juist daar zat het persoonlijke contact met de klant, en dat is wat dat bedrijf bijzonder maakt.
Houd het dus zelf als:
- het contactmoment het verschil maakt voor je klant;
- elke situatie anders is en er steeds een afweging nodig is;
- je nog niet weet hoe het werk precies loopt. Dan automatiseer je een proces dat morgen weer anders is.
Veelgestelde vragen
Is automatisering duur voor een klein bedrijf?
Dat hoeft niet. Vaak begint het met iets instellen in een pakket dat je al hebt, of een koppeling tussen twee systemen. Reken het uit tegen de uren die je er nu elke week aan kwijt bent, niet alleen tegen de eerste rekening.
Heb ik daar AI voor nodig?
Meestal niet. Het meeste terugkerende werk volgt vaste regels, en daar is geen AI voor nodig. AI helpt pas als er gelezen, gesorteerd of samengevat moet worden, zoals bij binnenkomende mail. Het is een middel, geen doel.
Wat als het een keer misgaat?
Goede automatisering laat zien wanneer iets niet lukt, in plaats van het stil te laten liggen. Vraag bij elke oplossing wat er gebeurt als een stap faalt en wie dat te zien krijgt.
Hoe snel merk ik er iets van?
Bij één goed gekozen taak merk je het meestal meteen: minder dingen die je moet onthouden, en minder dat blijft liggen.
Eerst kijken waar de tijd verdwijnt
Waar je moet beginnen, verschilt per bedrijf. Bij de een zit het in de opvolging, bij de ander in de administratie of het overtypen tussen systemen.
Dat zoeken we uit in een gratis procesanalyse. We kijken mee in je werk, laten zien waar tijd verloren gaat en wat je juist met de hand moet houden. Het document dat eruit komt, blijft van jou, ook als je daarna niet met ons verder gaat.
Ligt je grootste knelpunt bij leads en e-mail? Lees dan ook Marketing automation voor het mkb. Wil je zien wat we zelf gebouwd hebben? Bekijk onze expertises.
