Wat je beter niet kunt automatiseren
Niet alles wat kan, moet. Welk werk je beter met de hand houdt, hoe je dat herkent en waarom een cateringbedrijf zijn facturen zelf bleef versturen.
Bijna alles in een bedrijf kan tegenwoordig automatisch. Facturen, mails, herinneringen, afspraken, zelfs gesprekken met klanten. De vraag is niet meer of het kan, maar of het moet.
Wij automatiseren voor een groot deel ons eigen werk, en dat van klanten. Juist daarom zeggen we ook regelmatig: dit niet. In dit artikel lees je welk werk je beter met de hand houdt, hoe je dat herkent en wat het oplevert om bewust nee te zeggen.
Waarom niet alles geautomatiseerd moet worden
Automatisering maakt werk sneller en voorspelbaarder. Dat is precies wat je wilt bij werk dat altijd hetzelfde gaat. Maar sommige momenten in je bedrijf zijn waardevol omdat ze niet voorspelbaar zijn. Omdat er een mens is die iets opmerkt, een vraag stelt of een klant bij naam kent.
Automatiseer je die momenten weg, dan wordt je bedrijf efficiënter en tegelijk inwisselbaar. Je klant merkt het verschil tussen jou en de concurrent niet meer.
Het voorbeeld van een cateringbedrijf
Bij een cateringbedrijf hebben we de administratie en het opstellen van facturen geautomatiseerd. Na een klus staat de factuur klaar, met de juiste gegevens, zonder dat iemand iets hoeft over te typen.
Het versturen hebben we bewust niet geautomatiseerd. Dat doet de eigenaar zelf. Juist op dat moment heeft hij persoonlijk contact met de klant: hoe het ging, of er iets beter kan, wanneer de volgende keer is. Dat contact is wat dat bedrijf bijzonder maakt, en een automatische mail met een pdf zou het weghalen.
Het saaie werk, de factuur opstellen, gaat vanzelf. Het waardevolle moment, het contact, blijft bij de mens. Zo win je tijd zonder dat de klant iets kwijtraakt.
Vijf soorten werk die je beter met de hand houdt
1. Momenten waarop de klant jou ervaart
Het eerste gesprek, het opleveren, het bedanken na een opdracht. Als klanten bij jou komen vanwege de persoonlijke aanpak, dan zijn dit de momenten waarop ze die voelen.
2. Beslissingen waar een afweging bij hoort
Een korting geven, een klant uitstel van betaling gunnen, een opdracht weigeren. Een systeem kan het voorbereiden, maar een mens moet het besluiten, want elke situatie is net anders.
3. Slecht nieuws
Een vertraging, een fout of een prijsverhoging meld je beter zelf. Een automatisch bericht voelt op zo'n moment als verstoppen.
4. Werk dat nog niet vastligt
Weet je zelf nog niet precies hoe iets loopt, of verandert het elke maand, dan automatiseer je een proces dat morgen weer anders is. Laat het eerst een tijd met de hand lopen, zodat je ziet wat er echt gebeurt.
5. Werk dat zelden voorkomt
Iets wat twee keer per jaar gebeurt, kost meer tijd om te automatiseren dan om gewoon te doen. En als het misgaat, weet niemand meer hoe het werkte.
Zo herken je het: drie vragen
1. Merkt de klant het verschil als het automatisch gaat? Zo ja, en zou hij het missen, houd het dan zelf.
2. Moet er iemand iets afwegen? Zo ja, laat een systeem het voorbereiden en een mens beslissen.
3. Gaat het steeds op dezelfde manier? Alleen dan is het een goede kandidaat om te automatiseren.
Vaak is het antwoord niet alles of niets. Zoals bij de catering: het voorbereiden automatisch, het contactmoment met de hand.
Wat het oplevert om nee te zeggen
- Je blijft herkenbaar. Klanten kiezen voor een bedrijf, niet voor een systeem.
- Je automatiseert wat echt tijd kost. De moeite gaat naar het saaie werk, niet naar de momenten die je juist wilt houden.
- Je hebt minder te onderhouden. Elke automatisering moet bijgehouden worden. Wat je niet automatiseert, kan ook niet stilletjes kapotgaan.
Veelgestelde vragen
Is het niet ouderwets om dingen met de hand te doen?
Niet als je bewust kiest. Het gaat erom dat je je tijd besteedt aan het werk dat klanten waarderen. Als het saaie werk automatisch gaat, heb je daar juist meer tijd voor.
Kan automatisering persoonlijk contact niet gewoon nabootsen?
Tot op zekere hoogte. Een mail kan persoonlijk klinken. Maar klanten merken het verschil tussen een bericht dat is ingesteld en iemand die echt aan ze denkt, zeker als ze je al kennen.
Hoe weet ik welk werk ik wel moet automatiseren?
Begin bij wat je elke week op dezelfde manier doet en wat niemand mist als het vanzelf gaat. Lees daarover meer in ons artikel over automatisering voor het mkb.
Waarom raadt een bouwer mij af om te automatiseren?
Omdat een systeem dat het verkeerde automatiseert, geen van beide partijen iets oplevert. Wij bouwen liever minder dat echt helpt, dan meer dat je bedrijf minder bijzonder maakt.
Eerst kijken wat je wilt houden
Welk werk vanzelf kan gaan en welk werk juist van jou moet blijven, verschilt per bedrijf. Dat zie je pas als je meekijkt in hoe het werk echt loopt.
Dat doen we in een gratis procesanalyse. We laten zien waar tijd verloren gaat, en ook wat je juist met de hand moet houden. Het document dat eruit komt, blijft van jou, ook als je daarna niet met ons verder gaat.
Lees ook: AI automatisering in het mkb en bekijk wat we zelf gebouwd hebben.
