Automatiseringstools voor het mkb: koppelen of laten bouwen?
Zapier, Make of een eigen koppeling? Zo kies je als mkb'er de automatiseringstool die past, en wanneer je beter iets laat bouwen.
Je webshop, je boekhouding, je mail en je agenda doen elk hun werk goed. Alleen weten ze niets van elkaar. Dus typ je een bestelling over, zet je een klant twee keer in het systeem en zoek je aan het eind van de maand alles bij elkaar.
De oplossing lijkt simpel: koppel ze. Maar hoe? Met een kant-en-klare automatiseringstool, of met een koppeling die voor jou gebouwd wordt? In dit artikel lees je hoe je kiest, en waarom wij zelf niet altijd voor bouwen kiezen, terwijl dat ons vak is.
Wat zijn automatiseringstools?
Automatiseringstools zijn diensten die verschillende programma's met elkaar verbinden zonder dat je hoeft te programmeren. Je stelt in: als er iets gebeurt in programma A, doe dan dit in programma B. Bekende voorbeelden zijn Zapier, Make en n8n.
Een eigen koppeling doet in de kern hetzelfde, maar wordt specifiek voor jouw situatie gebouwd en draait op een eigen plek, in plaats van in een abonnement bij een derde.
Wanneer een kant-en-klare tool genoeg is
Een automatiseringstool is vaak de slimste keuze als:
- het om gangbare programma's gaat. Bekende pakketten voor mail, formulieren, agenda en boekhouding zijn meestal al aangesloten.
- het een eenvoudige stap is. Een formulier op je website komt binnen, en de gegevens gaan naar je mailinglijst. Klaar.
- het niet vaak gebeurt. Tientallen keren per maand is iets anders dan duizenden keren per dag.
- je snel iets wilt testen. Je ziet binnen een middag of het idee werkt, zonder dat er iets gebouwd hoeft te worden.
Wij zeggen dat eerlijk, ook al bouwen we zelf. Helpt een koppeling tussen bestaande software je sneller aan het resultaat, dan is dat de beste oplossing. Zelf bouwen is geen doel.
Wanneer een kant-en-klare tool gaat knellen
Het aantal stappen loopt op
Veel automatiseringstools rekenen per uitgevoerde stap of taak. Bij een handvol bestellingen per week merk je daar weinig van. Bij honderden per dag kan het abonnement ongemerkt duurder worden dan een eigen koppeling.
Het werk heeft uitzonderingen
Een tool werkt prima zolang alles volgens hetzelfde patroon gaat. Maar wat als een order half geleverd wordt, een klant twee adressen heeft of een leverancier een product anders noemt? Hoe meer uitzonderingen, hoe meer losse regels je in de tool bouwt, en hoe lastiger het wordt om te zien wat er gebeurt.
Het moet op tijd kloppen
Sommige dingen mogen niet een paar minuten achterlopen. Voorraad die in meerdere winkels tegelijk verkocht wordt, is daar het bekendste voorbeeld van. Lees daarover meer in ons artikel over voorraad koppelen tussen webshops.
Het gaat stil mis
Loopt een stap vast, dan merk je dat soms pas als een klant belt. Bij een paar koppelingen houd je dat in de gaten. Bij twintig wordt het een dagtaak.
Je gegevens gaan via een derde
Bij een kant-en-klare tool lopen je klantgegevens langs de servers van die dienst. Dat hoeft geen probleem te zijn, maar je moet wel weten waar ze staan en wat ermee gebeurt.
Een voorbeeld van wanneer bouwen wel logisch was
Voor een e-commercebedrijf met ruim 30 webwinkels moesten vier webshopplatforms, drie vervoerders, leveranciers, inkoop en klantcontact met elkaar praten. Elke bestelling raakte meerdere systemen, en de voorraad moest overal tegelijk kloppen.
Met kant-en-klare tools waren dat heel veel losse koppelingen geworden, elk met een eigen abonnement, eigen fouten en geen overzicht. Daar was één eigen systeem dat alles verbond de betere keuze. Niet omdat bouwen leuker is, maar omdat de losse tools het werk niet meer aankonden.
Bij een klein bedrijf met een webshop en een boekhoudpakket ligt dat heel anders. Daar volstaat een kant-en-klare koppeling vaak prima.
Zo kies je: vijf vragen
-
1. Hoe vaak gebeurt het?
- Tool: een paar keer per week
- Reken na: honderden keren per dag
-
2. Hoeveel uitzonderingen zijn er?
- Tool: weinig
- Eigen koppeling: veel (houdt het overzichtelijker)
-
3. Hoe erg is het als het tien minuten later gebeurt?
- Tool: niet erg
- Eigen koppeling: wel erg
-
4. Merk je het als het misgaat?
Zorg in beide gevallen dat iemand een melding krijgt.
-
5. Hoeveel koppelingen worden het uiteindelijk?
- Tool: één of twee
- Eén systeem: tien of meer (vaak eenvoudiger)
Twijfel je, begin dan met een tool. Werkt het en groeit het, dan weet je precies wat een eigen koppeling moet kunnen. Dat maakt bouwen later sneller en goedkoper.
Veelgestelde vragen
Wat is goedkoper, een automatiseringstool of een eigen koppeling?
Bij weinig gebruik bijna altijd de tool. Bij veel gebruik kan het omslaan, omdat je bij veel tools per stap betaalt en bij een eigen koppeling vooral voor het bouwen en onderhouden. Reken het na over een paar jaar, niet over de eerste maand.
Kan ik later nog overstappen van een tool naar een eigen koppeling?
Ja. Dat is zelfs een goede route: de tool laat zien wat je echt nodig hebt, en een eigen koppeling kan daarna precies dat doen. Zorg wel dat je weet welke stappen er in de tool zijn ingesteld, zodat niets vergeten wordt.
Kan mijn software wel gekoppeld worden?
De meeste moderne pakketten kunnen gekoppeld worden, maar niet allemaal even makkelijk. Soms kun je alleen gegevens ophalen en niet terugzetten. Dat is iets om uit te zoeken voordat je een keuze maakt.
Wat als een koppeling kapotgaat?
Dat gebeurt bij elke oplossing weleens, bijvoorbeeld als een pakket iets verandert. Belangrijker is dat je het meteen merkt en dat iemand het oplost. Vraag bij een eigen koppeling dus ook wie hem onderhoudt.
Eerst kijken wat er moet gebeuren
Welke oplossing past, hangt af van hoe jouw werk loopt: hoe vaak, met hoeveel uitzonderingen en hoeveel systemen. Dat zie je pas als je het naast elkaar legt.
Dat doen we in een gratis procesanalyse. We kijken welke programma's je gebruikt, waar je gegevens overtypt en of een kant-en-klare tool volstaat of dat iets eigens meer oplevert. Het document dat eruit komt, blijft van jou, ook als je daarna niet met ons verder gaat.
Lees ook: Maatwerk software laten maken of kopen? en bekijk wat we zelf gebouwd hebben.
