Voorraad koppelen tussen meerdere webshops en Bol.com: zo verkoop je nooit meer wat je niet hebt
Verkoop je via meerdere webshops en Bol.com? Zo koppel je je voorraad zodat je nooit meer verkoopt wat je niet hebt, met een praktijkvoorbeeld.
Je verkoopt hetzelfde product in je eigen webshop, op Bol.com en misschien nog in een tweede winkel. Het laatste exemplaar gaat de deur uit via Bol.com. Tien minuten later bestelt iemand hetzelfde product in je webshop. Die weet nog van niks, want voor je webshop ligt het nog gewoon op de plank.
Nu moet je annuleren, een klant teleurstellen en hopen dat het niet te vaak gebeurt. Dit artikel gaat over hoe je voorraad koppelt tussen webshops, zodat je nooit meer verkoopt wat je niet hebt, en over wanneer een simpele oplossing genoeg is.
Wat betekent voorraad koppelen?
Voorraad koppelen webshops betekent dat al je verkoopkanalen dezelfde voorraad zien. Verkoop je een product in de ene winkel, dan gaat het aantal meteen omlaag in alle andere.
Het klinkt vanzelfsprekend, maar standaard werkt het niet zo. Elke webshop en elke marktplaats houdt zijn eigen voorraad bij en weet niets van de andere.
Waarom het misgaat met losse winkels
Elke winkel denkt dat hij de enige is
Shopify, WooCommerce, Lightspeed, CCV Shop en Bol.com hebben allemaal hun eigen voorraadveld. Zonder koppeling zijn dat vijf losse lijstjes die toevallig hetzelfde product beschrijven.
Handmatig bijwerken houdt het niet bij
Bij tien bestellingen per week lukt het misschien nog om na elke verkoop de andere winkels bij te werken. Bij honderd per dag niet meer. En juist op drukke momenten, als je het minst tijd hebt, gaat het mis.
Een koppeling die maar één kant op werkt
Veel koppelingen sturen je voorraad van A naar B. Maar een verkoop op B moet ook weer terug naar A, en naar C. Werkt het maar één kant op, dan heb je het probleem alleen verplaatst.
Wat het kost als het misgaat
Een geannuleerde bestelling is niet alleen een teleurgestelde klant. Op Bol.com telt het ook mee in hoe je als verkoper beoordeeld wordt. Bol.com hanteert een norm van maximaal 2 procent geannuleerde artikelen: annuleer je in een week drie of meer artikelen en kom je daarmee boven die 2 procent, dan krijg je een strike. Die score telt mee voor je positie in het koopblok, de plek waar klanten op "in winkelwagen" klikken.
Te veel verkopen kost je dus niet alleen die ene order. Het kost je zichtbaarheid op de plek waar je omzet vandaan komt.
Een voorbeeld: ruim 30 webwinkels, één voorraad
FullStack Studio-oprichter Sebastiaan werkte drie jaar aan een systeem voor een e-commercebedrijf met ruim 30 webwinkels. Die draaiden op vier verschillende platforms: Lightspeed, WooCommerce, CCV Shop en Bol.com. Verzending liep via DPD, MyParcel en Sendcloud.
Het doel was simpel: één plek waar alles samenkwam. Bestellingen uit alle winkels kwamen binnen, en voorraad en productgegevens gingen terug naar alle winkels. Leveranciers zaten erin met hun eigen prijsniveaus, inkooplijsten werden afgeboekt zodra de levering binnenkwam, en sommige orders gingen automatisch door naar de leverancier die ze verstuurde.
In het magazijn scanden medewerkers elk product van een order met een eigen app, en het systeem controleerde of de order klopte. Kleine kastjes in het magazijn vonden zelf de printers en printten verzendlabels en pakbonnen zodra een order klaar was.
Wat het lastig maakte, is leerzaam voor iedereen die meerdere winkels heeft:
- Voorraad in twee richtingen tegelijk. Een product in drie winkels dat in één winkel verkocht wordt, moet in de andere twee direct bijgewerkt worden. Anders verkoop je iets wat je niet hebt.
- Elk platform praat anders. Vier webshopplatforms en drie vervoerders hebben elk hun eigen manier om gegevens op te slaan, hun eigen foutmeldingen en hun eigen grenzen aan hoe vaak je iets mag opvragen. Dat moet allemaal in één overzicht passen.
- Van scherm tot magazijnvloer. Het werkte pas echt als het scherm op kantoor, de app in het magazijn en de printers allemaal op hetzelfde moment hetzelfde wisten.
Drie manieren om je voorraad te koppelen
1. Eén leidende winkel met een buffer
Je houdt je voorraad bij in één winkel en zet in de andere kanalen bewust een paar stuks minder online. Heb je er tien, dan staan er op Bol.com acht. Dat is geen echte koppeling, maar bij weinig producten en weinig bestellingen voorkomt het de meeste problemen.
Nadeel: je verkoopt minder dan je zou kunnen.
2. Een bestaand koppelpakket
Er zijn pakketten die meerdere webshops en marktplaatsen aan één voorraad hangen. Werk je met gangbare platforms en een overzichtelijk assortiment, dan is dit vaak de beste keuze. Het is snel ingericht en je hoeft niets te laten bouwen.
3. Een eigen koppeling
Dit wordt interessant als je voorraad niet alleen tussen winkels moet kloppen, maar ook met inkoop, je leveranciers, je magazijn en je verzending. Of als je zoveel winkels hebt dat een pakket per winkel te duur of te traag wordt. Dan is één systeem dat alles verbindt vaak goedkoper dan vijf abonnementen en het handwerk ertussen.
Begin bij de eenvoudigste oplossing die je probleem oplost. Pas als die knelt, is de volgende stap het overwegen waard.
Waar je op let, welke oplossing je ook kiest
- Eén bron van waarheid. Er is precies één plek waar de echte voorraad staat. Alle winkels volgen die.
- Twee richtingen. Een verkoop in welke winkel dan ook, werkt de voorraad overal bij.
- Snelheid. Hoe sneller een verkoop doorkomt, hoe kleiner de kans dat iemand anders hetzelfde laatste exemplaar koopt.
- Wat er gebeurt als het uitvalt. Elke koppeling hapert weleens. Vraag wat er dan gebeurt: blijven bestellingen hangen tot het weer werkt, of raak je ze kwijt?
- Retouren. Een product dat terugkomt, moet weer beschikbaar worden in alle winkels.
- Verzending. Als je voorraad toch al gekoppeld wordt, neem dan ook verzendlabels en track-and-trace mee. Dat scheelt nog een keer overtypen.
Veelgestelde vragen
Kan ik WooCommerce of Lightspeed koppelen aan Bol.com?
Ja. Bol.com biedt verkopers de mogelijkheid om bestellingen en voorraad automatisch uit te wisselen, en daar kun je je webshop op aansluiten. Of je dat met een bestaand pakket doet of met een eigen koppeling, hangt af van hoeveel er verder mee moet.
Hoe snel moet mijn voorraad bijgewerkt worden?
Zo snel als je bestellingen binnenkomen. Verkoop je af en toe iets, dan maakt een paar minuten weinig uit. Verkoop je snellopers in meerdere winkels tegelijk, dan telt elke minuut.
Wat is een voorraadbuffer?
Een buffer is een aantal stuks dat je bewust niet online zet, zodat een vertraging in de koppeling niet meteen tot een annulering leidt. Het is een vangnet, geen oplossing.
Moet ik al mijn webshops vervangen om de voorraad te koppelen?
Nee. Een koppeling werkt met de winkels die je al hebt. Je klanten merken er niets van, behalve dat wat ze bestellen er ook echt is.
Eerst kijken waar het misgaat
Bij de ene webshop zit het probleem in de voorraad, bij de andere in de inkoop of het inpakken. Wat je nodig hebt, hangt af van waar in jouw proces de fouten ontstaan.
Dat zoeken we uit in een gratis procesanalyse. We kijken waar bestellingen vastlopen, wat je nu met de hand doet en of een bestaand pakket volstaat of dat een koppeling meer oplevert. Het document dat eruit komt, blijft van jou, ook als je daarna niet met ons verder gaat.
Lees ook: Maatwerk software laten maken of kopen? en wat we zelf gebouwd hebben.
