Maatwerk software laten maken of kopen? Zo kies je als mkb'er
Elk softwarepakket is gemaakt voor een gemiddeld bedrijf. Werk je om het pakket heen, dan is maatwerk het overwegen waard, en soms is kopen juist slimmer.
Elk softwarepakket is gebouwd voor een gemiddeld bedrijf. Dat is geen verwijt, zo werkt standaardsoftware nu eenmaal. De vraag is alleen of jouw bedrijf gemiddeld genoeg is.
Merk je dat je team om het pakket heen werkt, met een Excel-lijst ernaast en gegevens die twee keer worden ingevoerd? Dan loont het om na te denken over maatwerk software. Niet altijd, en in dit artikel lees je ook wanneer je beter gewoon iets koopt.
Wat is maatwerk software?
Maatwerk software is software die gebouwd wordt rond de manier waarop jouw bedrijf werkt, in plaats van dat jij je werk aanpast aan een pakket. Denk aan een klantportaal, een koppeling tussen je webshop en je voorraad, of een eigen planningssysteem. Vaak draait het in de browser, en dan heet het een maatwerk webapplicatie.
Het verschil met een pakket zit niet in de techniek maar in wie zich aanpast: de software aan jou, of jij aan de software.
Het verhaal achter Provibr
Sebastiaan, een van de twee oprichters van FullStack Studio, werkte voor een bedrijf met een paar kleine datacenters. Voor het beheer van de servers moest hij met verschillende programma's werken, en die praatten niet met elkaar. Elke handeling kostte extra stappen, en alles wat het ene programma wist, moest in het andere opnieuw worden ingevoerd.
De voor de hand liggende oplossing was eromheen werken. Dat doen de meeste bedrijven. Hij deed het anders: hij bouwde één paneel waarmee je servers beheert, ongeacht welk systeem eronder draait.
Dat werd Provibr. Het koppelt inmiddels twintig platforms en draait in negen talen. En het is niet voor één klant gebouwd, maar zo dat elk bedrijf met hetzelfde probleem het kan instellen op zijn eigen situatie. Daarover verderop meer, want dat is precies de keuze die vaak over het hoofd wordt gezien.
Vier vragen die bepalen of je moet bouwen of kopen
1. Werk je om het pakket heen?
Het duidelijkste signaal. Houdt iemand in je team een lijstje bij omdat het pakket iets niet kan? Worden gegevens overgetypt van het ene systeem naar het andere? Dan betaal je elke maand voor software én voor het handwerk eromheen. Dat tweede staat alleen niet op een factuur.
2. Verdien je je geld met iets wat anders gaat dan bij je concurrent?
Boekhouden gaat bij elk bedrijf ongeveer hetzelfde. Daar is een pakket prima voor. Maar de manier waarop jij offertes maakt, planningen rondkrijgt of klanten opvolgt, is vaak precies waarom klanten voor jou kiezen. Druk je dat in een standaardpakket, dan lever je in op wat je onderscheidt.
3. Moeten meerdere systemen met elkaar praten?
Webshop, voorraad, boekhouding, verzending, klantcontact. Elk los pakket doet zijn eigen ding goed, maar ze weten niets van elkaar. Hoe meer systemen er samen moeten werken, hoe groter de kans dat een koppeling of een stuk maatwerk meer oplevert dan het zoveelste abonnement.
4. Past het over drie jaar nog?
Een pakket dat nu past, kan knellen als je een vestiging opent, een dienst toevoegt of personeel aanneemt. Vraag je af of je dan weer overstapt, met alle data die mee moet, of dat je iets hebt dat met je meegroeit.
Beantwoord je twee of meer van deze vragen met ja, dan is maatwerk het onderzoeken waard.
Wanneer je beter een pakket koopt
Maatwerk is niet altijd het antwoord, en een bouwer die dat wel zegt, verkoopt vooral zichzelf. Koop gewoon een pakket als:
- het proces bij iedereen hetzelfde gaat, zoals boekhouding of loonadministratie;
- een bestaand pakket het al goed doet en je alleen een koppeling mist;
- je nog niet precies weet hoe je werk loopt. Dan bouw je iets rond een proces dat morgen weer anders is.
Soms is de beste oplossing geen nieuwe software, maar twee bestaande pakketten die met elkaar verbonden worden.
De derde weg: maatwerk dat niet elke keer opnieuw gebouwd wordt
De keuze wordt vaak gepresenteerd als pakket of maatwerk. Er is een derde mogelijkheid, en die zie je terug in Provibr.
In plaats van voor één bedrijf iets unieks te bouwen, kijk je welk probleem vaker voorkomt en bouw daar een oplossing voor die per bedrijf in te stellen is. Het voelt als maatwerk, omdat het aansluit op hoe jij werkt. Maar het is getest, het wordt onderhouden, en je betaalt niet voor het opnieuw uitvinden van iets wat al bestaat.
Voor websites werkt dat anders: elk bedrijf ziet er anders uit en vertelt een ander verhaal, dus die bouwen we altijd op maat. Voor processen als klantcontact, offertes en planning is een instelbaar patroon vaak slimmer.
Wat kost maatwerk software?
Wie je een prijs noemt zonder je proces te kennen, gokt. De kosten hangen vooral af van drie dingen:
- Het aantal koppelingen. Elk systeem waar het mee moet praten, kost bouwtijd.
- Wie ermee werkt. Eén gebruiker is iets anders dan een team met verschillende rechten.
- Bestaande gegevens. Moet er data uit oude systemen worden overgezet, dan telt dat mee.
Reken ook niet alleen met de bouw. Software moet gehost, bijgewerkt en beveiligd worden. Vraag dus altijd wat het per maand kost om het draaiend te houden, niet alleen wat het kost om het te maken.
Veelgestelde vragen
Is maatwerk software duurder dan een pakket?
Bij de aanschaf meestal wel. Over een paar jaar gerekend niet altijd: een pakket kost elke maand licenties per gebruiker, plus de uren die je team kwijt is aan het werk eromheen. Maak de vergelijking daarom over drie jaar, niet over de eerste factuur.
Zit ik vast aan het bureau dat het bouwt?
Dat hoort niet zo te zijn. Spreek vooraf af dat je domein van jou blijft en dat je bij vertrek je database, de broncode en je mailboxen meekrijgt. Krijg je daar geen duidelijk antwoord op, dan is dat een antwoord.
Hoe lang duurt het voordat ik iets heb?
Dat hangt af van de omvang, maar je hoeft niet te wachten tot alles af is. Een goede aanpak laat eerst het belangrijkste stuk werken en bouwt daarna stap voor stap verder. Zo gebruik je het al terwijl de rest nog gemaakt wordt.
Kan maatwerk samenwerken met de software die ik al heb?
Meestal wel. Veel pakketten kun je koppelen, zodat je niet alles hoeft te vervangen. Juist die koppelingen zijn vaak waar de meeste tijd te winnen valt.
Eerst kijken, dan kiezen
Bouwen of kopen is geen vraag die je aan een tafel beantwoordt met een lijst functies. Je beantwoordt hem door te kijken waar in je werk de tijd verdwijnt.
Dat is precies waar wij mee beginnen. In een gratis procesanalyse brengen we in kaart waar het vastloopt, wat je juist handmatig moet houden en of maatwerk, een pakket of een koppeling het beste past. Het document dat eruit komt, blijft van jou, ook als je daarna niet met ons verder gaat.
Wil je meer weten over wat we zelf gebouwd hebben? Lees onze expertises.
